Os administradores:

Conseguem ver todas as tarefas e notas criadas no projeto, independente de fazerem parte delas ou não;

Conseguem fazer comentários e enviar arquivos em todas as tarefas e notas;

Possuem habilitado o botão Editar no projeto; ou seja, podem modificar as informações, remover usuários do projeto ou adicionar novo usuários a ele;

Podem criar Categorias para o projeto;

Podem adicionar Plantas ao projeto.

Os colaboradores:

Podem visualizar apenas as tarefas e notas nas quais foram adicionados;

Podem fazer comentários e enviar arquivos apenas nas tarefas e notas nas quais foram adicionados;

Podem editar as tarefas nas quais foram adicionados.

Qualquer usuário, sendo ele administrador ou colaborador pode marcar o progresso e concluir as atividades.
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